租赁合同小程序开发案例：从纸质合同台账到到期自动提醒

项目背景

常州一家做商铺和厂房租赁的资产管理公司，手里管着两百多份在租合同，租户分散在钟楼区、新北区几个园区。合同签完就归档在行政办公室的铁皮柜里，租期、租金递增节点、押金退还条件全靠一份Excel台账记着。

行政小李每季度要把台账翻一遍，找三个月内到期的合同，再一个个打电话问租户续不续。有次漏了一份武进区的厂房合同，到期两个月才发现，租金还按老价格在收，双方扯了半个月才谈拢。租户想查自己的合同条款，也只能打电话问，来回传PDF。

解决方案

2026年上半年，常州飞傲软件科技有限公司接手这个项目，做了一个租赁合同小程序，分租户端、业务端和后台三块。

租户打开小程序，绑定手机号就能看到自己名下的合同，条款、租金标准、起止日期、押金金额都在里面，点开可下载带签章的PDF。合同快到期时租户会收到提醒，续租意向直接在小程序里点确认。

业务员在业务端发起新合同，填租户信息、房屋编号、租期和租金，上传扫描件或走在线签署，租户手写签名确认后合同自动归档。以前签一份合同要打印、跑一趟、再扫描回传，现在租户在外地也能签。

后台给行政和财务用。合同一签完，台账自动新增一条，到期日、递增节点、押金状态一目了然。每月1号系统按合同条款生成当月应收账单，推给对应业务员核对，确认后发到租户端。临近到期的合同按90天、30天、7天分层提醒负责该合同的业务员，不再由行政统一翻台账。

开发过程中我们做了三轮流程核对，主要是把这家公司原来口头约定的押金扣减规则、水电费分摊方式沉淀成后台可配置的字段，避免上线后还得人工补算。

核心功能

• 合同在线签署：业务员在业务端生成合同，租户在小程序端查看条款并手写签名，签完自动归档带时间戳，解决异地签署来回传件的问题。
• 合同台账与到期提醒：行政在后台查看全部在租合同，可按园区、到期月份筛选；系统按90/30/7天分层提醒业务员，避免漏续租。
• 租金账单生成：财务每月初在后台一键生成应收清单，业务员核对水电、物业费用后推送租户，租户在小程序里看到明细和缴费截止日期。
• 押金与费用记录：后台登记每份合同的押金收取、扣减、退还情况，退租时业务员按明细核对，不用再翻纸质收据。
• 续租与退租流程：租户在小程序提交续租意向或退租申请，业务员在业务端处理，状态变更同步回台账，减少微信群里口头沟通。

交付价值

上线后，行政查一份合同从翻柜子找纸质件变成后台搜索，月度应收核对由过去手工统计约2小时缩短到后台自动汇总。合同到期提醒从靠人记变成系统分层推送，2026年下半年没有再出现到期漏续的情况。业务员在外跑园区时用手机就能发起合同、查看租户缴费状态，不用专门回办公室调资料。