机械配件贸易公司应收账款小程序开发案例：从Excel台账对账到回款自动提醒

项目背景

常州一家做机械配件批发的贸易公司，往来客户300多家，多在钟楼区、新北区的工业园。以前业务员送完货，把送货单带回公司交给财务，财务手工录进Excel台账；应收账另有一份表，催款进度只记在业务员自己的微信里。月底对账，财务一张张翻单子，对不上的挨个打电话核实。业务员一离职，手上的欠款跟台账一起断档。老板想知道这个月大概能回多少钱，只能等财务算完。

解决方案

我们和常州飞傲软件科技有限公司一起做了这套应收账款小程序，2026年3月上线，形式是微信小程序加一个后台管理系统。

销售在客户现场就能开单，把送货单拍照传上去，品名、数量、金额、约定的账期一并填好；单据先进入待审状态，财务在后台核对无误后确认入账，系统按账期算出应收日期，把每一笔挂到对应客户名下。

客户端不用装软件，微信里打开小程序就能看到自己的对账单明细：哪天送了什么货、多少钱、什么时候该付。有疑问的地方可以直接在单据上标注，业务员收到提醒去核实，不用再打电话念数字。

回款到账后，财务登记收款并选单核销，一笔款对哪几张单、还差多少，账上清清楚楚。业务员的客户范围和可见金额由后台按角色配置；人离职了，账号一关，客户和历史单据留在公司账上。

设计上没做多余的东西，先保证三件事：单据可追溯、账期算得准、催收有依据。开发时核销逻辑和账期规则做成了可配置项，客户调整账期政策不用重新开发。

核心功能

• 销售现场开单：业务员送货时用小程序录入品名、数量、金额和约定账期，拍送货单上传，单据自动关联客户，不用再回公司补录。
• 财务审核入账：财务在后台逐单核对，确认后系统按账期生成应收记录和到期日，金额有误直接退回并附原因。
• 到期与逾期提醒：按应收日期提前推送给对应业务员，逾期客户自动进入催收清单，谁负责、催过几次都留痕。
• 客户在线对账：客户用微信打开小程序查看往来明细，有异议可在线标注，业务员和财务同步看到。
• 回款登记与核销：财务登记收款后选单核销，支持一笔款对多张单，剩余未收金额自动更新。
• 经营看板：按客户、按业务员查看应收余额和账龄分布，管理岗随时能看，不必等月底汇总。

交付价值

上线后最直接的变化在月底。以前财务对账要两三天，现在系统里直接导出对账明细，半天能核对完。漏记、重复记的情况基本没有了，因为单据从开单到核销是一条链。

业务员催款也换了方式，到期前系统提醒，手上有什么单、欠多少一目了然，不用凭印象说话。老板看账龄表就能判断哪几家要盯紧。

账期规则和核销方式后来调整过两次，都在后台配置完成，没有重新开发。