五金配件批发商ERP定制开发小程序案例：从Excel台账到库存自动扣减

项目背景

客户是常州钟楼区一家五金配件批发商，团队二十来人，仓库在新北区，主要做常州本地工厂的零星采购，型号多、单值小、频次高。

原来的流程靠人扛：业务员在客户厂里谈好货，拍张纸单照片发进微信群，内勤照着照片敲进Excel；仓库拣货翻聊天记录，同一型号不同长度经常拿错；财务月底对账要开销售、出库、回款三份表，一个人核对两天。老板想查某个规格还有多少现货，只能打电话问仓管。

解决方案

我们常州飞傲软件科技有限公司进场后，先跟着业务员跑了两天客户，又在新北仓库待了半天，把下单、拣货、对账三条线各走了一遍，才确定方案：不做大而全的系统，用一套ERP定制开发小程序把这三个环节串起来。

前端是一个微信小程序，分三种角色。业务员版选客户、选商品、填数量，提交后生成待发货单，价格按客户等级自动带出，改价要发起审批。仓库版收到待发货提醒，用手机扫码出库，扫到的批次和数量直接写回单据。财务和老板版看实时库存、应收明细和客户对账单。

后台是一套轻量ERP服务端，跑在客户自己的云主机上。关键处理有两处：一是商品档案做了多级规格，型号、材质、长度分开存，避免同名不同规格拿错货；二是库存采用“下单锁库、出库实扣”两段式，未出库的锁定量单独显示，仓管看得见哪些货已被占。

上线前我们拿客户近三个月的历史单据做了两轮校验，把两千多条商品档案的规格字段重新归整了一遍。业务员第一次用小程序下单，不到十分钟就上手了。

核心功能

• 移动下单：业务员在客户现场用小程序选客户、选规格、填数量，提交即生成待发货单，不用再拍照发群。
• 扫码出库：仓库人员扫商品条码或批次码，系统带出应发数量，实发不符时提示差异原因，解决拣错规格的问题。
• 实时库存：按现货量、锁定量、可用量三个口径展示，老板在手机上看某个型号还剩多少，不必再打电话问仓管。
• 客户分级报价：每个客户对应一套价格策略，下单时自动带出，业务员改价走小程序审批，价格不再靠记忆。
• 自动对账：财务端按客户、按月份汇总发货与回款记录，一键导出对账单，月底核对从两天压缩到半天以内。
• 角色权限：业务员只看到自己的客户，仓管只看到发货相关字段，客户报价和成本相互隔离。

交付价值

上线运行几个月后，变化主要落在三件事上：单据从“先拍照再录入”变成一次录入多端复用，内勤每天省下约两小时的重复录入；拣货环节因为要扫码确认，规格发错的返工明显减少；月底对账不再需要合并三份表格。

对老板来说，库存和应收从“要问人”变成“自己看”，常州几个老客户的账期情况在小程序里就能翻到。这套ERP定制开发小程序没有替代客户原有的财务软件，只是把订单到出库这段最费人的流程接了上去。